ビジネスシーンにおいてFAXを送る機会もあると思います。FAXを送る場合にもマナーがあるので、相手に失礼のないように覚えておきましょう。
FAXの送り方
①FAX送信票をつける
FAXを送るときに、書類や資料のみ送るのではなくFAX送信票をつけて出すのがマナーです。FAX送信票には以下のことを記載します。
・日付
・送信先（相手の会社名、部署名、氏名、FAX番号）
・送信元（自社名、送信者氏名、電話番号、FAX番号）
・送信枚数
・件名
・要件
②FAX番号を間違えないように入力する
番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られたりします。トラブルの元にもなる可能性もあるので、FAXを送る前に番号をよく確認しましょう。
③送信済みの確認をする
送ったFAXが無事に届いたかどうか、FAX機でわかるものもありますが、先方に届いたころを見計らって電話するのが一番確実で、親切です。その際にページが抜けていないか、見づらい文字はないかもあわせて確認しましょう。
FAXを送るときに注意すること
・親展や秘文書は送らない
FAXの場合、送信相手以外の人にも送った文書を見る可能性があります。情報漏洩などにつながってしまう恐れもあるため、公開しても問題ない文書のみを送ります。
・複数枚送るときはページ番号を記載 大量に送る場合は送信前に相手にTELで知らせておく
複数枚送るときは、順番が分かるようにページ番号を入れておきましょう。
大量に送る場合は先に相手に電話をし、送ってもいい状況か、用紙があるかどうかの確認をします。
・見づらい文字は拡大してみやすくしておく
FAXで送ると、送られた文書は相手先では不鮮明になりやすいです。小さい文字や数字は見づらくなるので注意が必要です。
また、一度送られてきた不鮮明なFAXをもう一度送るときも同じです。コピー機で拡大して送りましょう。
まとめ
FAXを送り方とマナーを紹介しました。FAX自体、頻繁に使うことはないかもしれませんが相手先に失礼のないように、マナーをしっかり守って使用しましょう。
