取引先にモテる!ビジネスメールで押さえるべき6項目

仕事の種類を問わず、メールでのやりとりが必須になった現代社会。
友人同士でやりとりをするメールとは違い、仕事でやりとりするならばビジネスメールならではのマナーが必須です。
メールを構成しているのは「件名」「宛名」「挨拶文(+本文要点)」「本文」「結び」「署名」の6つの要素。ここをしっかり押さえることで、受け取った相手が読みやすく、失礼のないメールに仕上げられます。

■件名は一目で内容が伝わるように工夫する

メールの件名は、受け取った相手が最初に目に留める部分です。相手にきちんと読んでもらいリアクションを起こしてもらうために、書き方を工夫しましょう。
「打ち合わせ 3/15(木)」のように、内容と時期を書いておけば、受け取った相手も判断がしやすくなります。
用件がはっきりしているときは、「打ち合わせ時間の変更 3/15(木)」のようにすれば、相手はメールの件名だけで内容をほぼ理解することができます。

■件名に【お知らせ】などを入れると注目度UP 

日々のメール件数が多い相手に送ると、メールを見落とされてしまうことがあります。
たとえばメール件名の頭に【お知らせ】といった文言を追加すると、相手の目につきやすくなります。
ただし、【重要】【至急】という文言は迷惑メールの件名にありがちなため、相手が読む前に削除してしまう危険性もあります。これらを件名につけたい場合は、【重要事項】【至急ご連絡】など、多少のアレンジを加えましょう。

■宛名は「社名部署名フルネーム様」が正式

ビジネスメールの1行目には、必ず宛名を書きます。
正しい宛名は「社名(省略しない)+部署名+フルネーム+様」が、最もていねいな印象を与えます。
「社長」「部長」などの役職名はそれ自体が敬称なので、「様」との併用は二重敬語になり誤りです。
何度もメールのやり取りをしていてある程度親しい相手なら、「様」ではなく「さん」にして部署名や下の名前を省いてもかまいません。

■挨拶文と結びは1行でもいいから入れる

手紙のような形式ばった時候の挨拶などは不要ですが、メールの最初と最後に「いつもお世話になっております」などの挨拶文や「よろしくお願いいたします」など、結びの言葉を入れるだけで、文章がきっちり締まります。
また、本文に入る前にメールの目的や概要を書くことで、相手にメールの意図が伝わりやすくなります。

 

■本文はブロックでまとめる

改行もなくだらだらと書き連ねたメール文は、相手の読む気を失わせてしまいます。
本文はできるだけ不要な言葉を省き、1ブロック2~5行程度にまとめましょう。
ブロックとブロックの間を1行分空けるようにすると、レイアウトがすっきりして読みやすくなります。
1文が長く、読点が多い文章もわかりづらいので、内容はコンパクトにまとめるようにしましょう。

 

■メールの末尾には必ず署名をつける

メールの末尾につける署名には、送信者を明確にし、その連絡先を相手に伝える役割があります。
標準的なのが「勤務先の社名、フルネーム、住所、連絡先」です。
書類を郵送する場合などを想定し、郵便番号は入れておいたほうが親切です。
ただし、相手と何度もメールのやり取りをする場合や社内メールでは、シンプルな署名のほうがすっきりします。

この6点さえ押さえておけば、相手にとって読みやすく理解しやすいメールを書くことができるようになります。

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監修 : 出口 汪

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